打电话是职场工作中不可缺少的一部分,看似简单的一件事,里面的门道有很多。打电话的礼仪就是我们需要十分注意的。
1、选择最佳的通话时间
通话时间的选择要根据行业性质、作息时间、个人生活习惯来分别确定。打电话前要考虑三方面问题:
(1)善于规避时间。除非紧急重要的事情,要尽量避开正常休息时间。如用餐时间、晚上10点后,没有特殊的事情,不宜打扰对方。
(2)因人而异。部分业务主管都有夜间工作的习惯,打电话给他们最好避开上午9点前的一段时间。因为上班后他们要一些时间来处理信件,布置工作,时间紧张,会影响通话效果。建议选择在上午9点以后,晚上9点以前。午休时间一般不打电话,紧急情况除外。
(3)征询对方。如果是新接触人士,可以先发信息问对方什么时间方便打电话,通常对方会按照自己的时间安排来确定通话时间。
2、声调适中
打电话时,声音应当清晰柔和,吐字准确,句子简短,语速适中,语气自然。不要在打电话时被情绪所左右。务必注意,讲话时嘴部与话筒之间应保持适当距离(3厘米左右),这样才不会使对方听起来刺耳或听不到。
3、语言规范
建议用“金字塔原理”,简练地把要说的事情讲完,不要啰啰嗦嗦,一般没有必要再三复述已经讲过的话。所用的规范有两种:
(1)正式商务交往。要求礼貌用语与双方的单位、职衔、姓名一同道来。例如:你好,我是XX公司市场部经理张三,我要找XX公司广告部李四先生。
(2)一般人际交往。同时准确报出双方完整的姓名。例如:您好!我是赵平,我找崔红。
如果电话是由秘书或总机转接,应当使用“请”“劳驾”之类的用语与对方说话,不要粗声大气。得知要找的人不在,可稍后再打。无论如何,要保持客气、礼貌。
4、礼貌结束
打完电话时,要向对方道一声“再见”,电话由拨电话者挂断。如果是座机,挂电话时要轻放,不要“啪”地一声挂断。
虽说打接电话时对方看不到你的人,但你的心情与态度对方都是可以感觉出来的,所以千万不可大意哟。