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会计档案，是单位经济活动的“原始密码”，更是记录经济往来、佐证财务合规、应对审计稽查、防范财务风险的核心载体。无论是企业、行政事业单位，还是社会团体，规范会计档案的归档流程与管理标准，不仅是严格恪守《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》的法定义务，更是保障单位资产安全、规避财务隐患、实现规范化运营的关键环节。

不少财务人员、档案管理人员在实操中常会陷入“哪些该归档、哪些可舍弃”“保管期限如何划分”“电子会计资料怎么归档”的困惑。结合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）最新要求，今天就为大家系统拆解会计档案的归档范围、核心管理规范，同步梳理实操中的高频注意事项，一文吃透、精准归档不踩坑，档案人必备收藏！

首先明确会计档案归档的核心准则——真实有效、全面完整、应归尽归。凡是单位在会计核算全流程中接收、形成，具备保存价值的文字、图表、电子数据等各类会计资料，无论其载体为纸质还是电子形式，均需纳入会计档案归档范围，不得漏归、错归、漏存。结合实操场景，我们将归档范围划分为四大类，每一类均明确界定、清晰说明，方便大家对照执行。

一

会计凭证类：

财务核算的“第一手佐证”

会计凭证是记录经济业务发生、明确经济责任的最初依据，是会计档案归档的核心主体，需按自然月份整理立卷。其具体包含两类：

1. 原始凭证：作为经济业务发生的直接证明，是财务核算的基础前提，常见类型包括采购发票（增值税专用发票、普通发票）、销售票据、费用报销单、银行回单、收款收据、完税凭证、出入库单等，需留存原件，确保票面信息完整、签字盖章齐全。

2. 记账凭证：依据审核无误的原始凭证编制，明确载明会计科目、借贷方向、金额、业务摘要等核心信息，是登记会计账簿的直接依据。实操中需确保记账凭证与对应原始凭证附件齐全、一一对应，附件粘贴规范，不得缺失、篡改。

二

会计账簿类：

财务数据的“系统化台账”

会计账簿用于全面、连续、系统地归集单位经济业务数据，清晰反映资金流向、资产负债、收支情况，需按会计年度（1月1日—12月31日）整理归档，具体分类如下：

1. 总账：总括反映单位全部经济业务的综合性账簿，汇总各类会计科目的发生额及余额，是编制财务会计报告的核心依据，需按会计年度装订成册，标注完整年度信息。

2. 明细账：按会计科目明细分类核算，详细记录各类经济业务的具体发生时间、金额、往来对象等细节，如应收账款明细账、存货明细账、应付职工薪酬明细账等，是对总账的补充说明，需与总账同步归档。

3. 日记账：重点记录现金、银行存款的收支动态，主要包括现金日记账和银行存款日记账，需逐日逐笔登记，做到账实相符、账账相符，归档时需确保记录完整、无涂改痕迹。

4. 固定资产卡片：专门用于记录固定资产购置、入账价值、折旧计提、维修保养、报废清理等全生命周期信息，是记录固定资产从购置、使用到处置全生命周期信息的会计档案或管理台账。它应作为该项固定资产的会计原始凭证或重要附属资料进行归档管理。

5. 其他辅助性账簿：又称备查账簿，用于补充登记总账、明细账未涵盖的特殊经济业务，如对外投资备查账、担保事项备查账等，根据业务实际情况整理归档，确保信息可追溯。

三

财务会计报告类：

财务状况的“综合性总结”

财务会计报告是单位对外提供、内部决策使用的核心资料，集中反映一定会计期间内单位的财务状况、经营成果、现金流量，需按报告周期分类归档：

1. 中期财务会计报告：包括月度、季度、半年度财务会计报告，核心组成部分为资产负债表、利润表、现金流量表及相关附注，主要用于阶段性反映单位经济运行情况。

2. 年度财务会计报告：作为全年经济活动的总结性文件，涵盖完整的报表体系（资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表）、详细附注及财务情况说明书，需经审核签字、盖章确认，是审计、稽查的核心查阅资料。

四

其他会计资料类：

归档管理的“补充支撑”

除上述三类核心档案外，在会计核算、档案管理过程中形成的其他具有保存价值的会计资料，也需纳入归档范围，作为核心档案的补充，常见类型包括：

银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表（增值税、企业所得税等各类税种申报资料）、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书，以及其他与会计核算、财务管理相关，具备查考、佐证价值的资料。

五

明确界定：

无需归档的会计相关材料

《会计档案管理办法》中不仅明确了归档范围，也清晰划定了无需作为会计档案归档保存的材料，避免无效归档、浪费保管资源，主要包括以下几类：

1. 重复冗余的会计材料（如重复打印的凭证、报表复印件）；

2. 用于学习参考、不涉及本单位经济业务的外购会计资料；

3. 无查考价值的事务性、临时性资料（如未审核的草稿、作废的临时单据）；

4. 不属于会计档案性质的无关材料；

5. 未经审核确认的复印件、作废单据（无留存价值）。

需注意，各单位可在遵循国家统一标准、法规要求的基础上，结合本单位行业特点、业务规模，制定符合自身实际的会计档案归档范围和具体管理细则，确保归档工作贴合实操需求。

六

特别提醒：

电子会计档案需同步归档

随着会计信息化的普及，越来越多单位采用电算化核算模式，通过计算机、服务器等电子设备形成、传输、存储的电子会计资料，已成为会计档案的重要组成部分。根据最新管理要求，电子会计资料若满足以下条件，可仅以电子形式归档保存，无需额外留存纸质副本：

1. 来源真实有效，由电子设备正常生成、传输，与实际经济业务一致；

2. 核算系统合规，电子会计资料的生成、处理、存储系统符合国家相关标准；

3. 具备防篡改能力，能够有效防范数据被篡改、伪造，留存操作痕迹；

4. 备份完善，建立健全电子会计档案备份机制，确保数据可恢复、可追溯。

同时需注意，电子会计档案归档时，需与对应的元数据（如生成时间、操作人员、系统信息）一并移交；对于特殊格式的电子会计档案（如专用软件生成的文件），还需连同对应的读取平台、解码工具一并归档，确保后续可正常查阅、使用。

会计档案的规范归档，不仅是合规要求，更是单位财务管理规范化的直接体现。财务人员、档案管理人员需严格对照上述范围，做好资料的收集、整理、归档、保管工作，明确保管期限，规范处置流程，避免因归档不规范、保管不到位引发财务风险。

转载来源：CN档案管理培训